中心希望透過個案管理系統與手機應用程式，提升服務流程的協調與透明度，讓前線同工能更有效地記錄及追蹤個案進展，並能透過數據分析更好地支援個案跟進。
項目需要由具備精神健康綜合社區中心系統開發經驗、及具備清晰溝通與協調能力的團隊負責，以協助多間中心收集及分析需求，整合成共用而具彈性的系統架構。
新系統涵蓋會員、個案、介入紀錄及表格管理模組，並能自動生成社會福利署所需的統計報表，確保數據準確一致。手機應用程式支援即時輸入、簽名及上載文件，讓外展及探訪工作更流暢。
會員管理
系統集中管理會員及其家屬會員資料，可建立家庭關聯以反映照顧關係及聯絡資料。支援多項心理健康相關資料項目，包括診斷、服務歷程及復元進度，讓中心能更全面地掌握會員狀況。系統同時可依社會福利署的統計準則，自動計算會員及個案人數，協助中心準確呈報服務成效。
個案管理
系統整合會員與個案資料，覆蓋由查詢、機構轉介、預備入會至正式開個案的完整流程。職員可於各階段建立、分派及更新個案紀錄，並於個案摘要中查看進度、風險級別及相關介入紀錄。系統支援個案狀態標籤、負責職員設定、服務類別分類及歷史紀錄追蹤，確保每個服務流程均符合中心及社會福利署的追蹤要求，方便管理層掌握整體服務狀況。
介入紀錄管理
職員可為個案新增或編輯介入紀錄，記錄服務性質、會面時間及參與人員。系統自動提示重疊時段、未完成介入及需更新的風險級別，確保資料完整、準確。介入紀錄可與表格、出席名單及活動日誌連結，方便查閱過往介入內容及成效，並支援以日期、服務類型及職員篩選紀錄，提升管理效率。
表格與文件管理
提供電子表格填寫、上載及草稿儲存功能。部分表格依社會福利署格式設計，可直接連結個案紀錄並同步更新相關資料，其餘則可按中心實際需要自訂資料項與內容。系統支援多版本表格及修訂控制，確保每份文件依最新格式運作。職員可於表格內加入電子簽名、上載附件及備註，方便外展服務及內部審核，滿足電子文件及存檔要求。
報表與統計分析
系統可自動生成社會福利署要求的統計報表，並支援條件篩選、匯出及年度彙總。報表內容可依服務類別、時段及單位範圍自訂，以配合不同層級的分析需求。資料可匯出為 Excel 或 PDF 格式，供中心用於季度或年度遞交。報表格式及內容符合社會福利署標準，協助中心以更高準確度完成法定統計。
權限與操作紀錄
設有多層權限管理及操作日誌，不同職級人員可依角色分配功能範圍。所有資料修改與提交均保留稽核紀錄，以符合法規及個人資料保護要求。系統支援登入紀錄、帳號狀態監控及稽核報表輸出，方便管理層追蹤操作歷程。透過權限分層與記錄追蹤，確保資料安全、流程透明。
通知與提醒機制
系統自動提示個案跟進、文件到期或風險評估期限，登入後即顯示個人任務清單，確保中心可按時完成社會福利署規定的覆檢及評估時限。通知可依角色分類推送，如督導提醒、文件核對或活動待批核提示。使用者可自訂通知類別及頻率，讓日常工作更有秩序與可追蹤性。
手機應用程式讓前線職員於外展及探訪時可即時輸入個案紀錄、上載附件及簽署電子表格。資料會即時上傳至系統後台，讓中心掌握最新個案進度，並確保紀錄格式及內容符合社會福利署要求。App 支援相片上載及基本輸入功能，方便職員於不同場景記錄服務情況，減少紙本紀錄及重複輸入時間。